Durée : 3 jours
À distance
EN ENTREPRISE (Ce programme est offert en entreprise pour un groupe de 3 personnes et plus)
– Intégrer les nouvelles technologies au métier d’archiviste.
– Trouver les solutions pour partager et sécuriser l’information au sein de l’entreprise.
– Réduire les coûts reliés à la gestion de l’espace, à la reproduction (copie de documents) et à la gestion papier.
– Normaliser et optimiser les politiques et les normes afin de sécuriser et de bien gérer l’information en entreprise.
– Établir un plan de veille technologique propre à son secteur d’activité.
– Gérer les demandes grâce aux logiciels de gestion intégré et au nuage (cloud).
– Utiliser la dématérialisation des documents à son avantage.
Archivistes, documentalistes, techniciens en documentation, responsables des documents, adjointes administratives, adjointes juridiques, adjointe médicales.
Formation disponible en entreprise
Introduction
Intégrer les nouvelles technologies à votre métier d’archiviste. Gérer efficacement les ratios coût / espace. Utiliser la dématérialisation à votre avantage. Sécuriser l’information transférer en consultation et normaliser les pratiques au sein de votre entreprise.
Le métier d’archiviste a connu des changements majeurs au cours de la dernière décennie. En plus de gérer l’information et les documents essentiels, l’archiviste a dû se pencher sur la dématérialisation des archives ainsi que de travailler constamment à la réduction des coûts reliés aux espaces physiques occupés par les archives. L’intégration des nouvelles technologies fait maintenant partie de la réalité archivistique, cette nouvelle étape vient avec l’obligation d’établir une veille technologique constante et adapté aux besoins de l’entreprise. Cette formation répondra aux grands défis de l’archivistique à l’ère numérique et vous fournira les trucs et les astuces pour maitriser votre métier.
Plan de cours
1. Qu’est ce que l’archivage ? Généralité et définitions
| – L’archivage – La sauvegarde – La gestion des archives – Les archives historiques – La gestion de contenu – La dématérialisation – La validation de l’authenticité des documents – L’éthique dans les correspondances |
2. L’environnement règlementaire
| – La responsabilité des personnes morales – Les lois et les règles de la conservation des archives – La protection des données personnelles – Les risques de non-disponibilité – Les risques de sur-conservation – L’authenticité et l’intégrité documentaire – Fiabilité du processus |
3. Gestion des coûts d’archivage
| – Le coût de non-archivage ou de l’archivage partiel ou non sécurisé – Le coût du projet d’archivage – Le coût du système d’archivage après la phase du projet – Les stocks – L’externalisation – Optimiser l’espace consacré à l’archivage – Les coûts en liens avec la dématérialisation – Les outils de contrôle de coûts |
4. Définir son projet d’archivage
| – Méthodologie – Enquête préliminaire – Analyse des activités – Identification des exigences archivistiques – Évaluation des systèmes existants – Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques – Conception d’un système d’archivage – Mise en œuvre d’un système d’archivage – Contrôle a posteriori – Définir et partager sa politique d’archivage – Nomenclature – Gérer les droits d’accès |
5. Le processus d’archivage
| – La norme ISO 15489 – Cycle de vie d’un document engageant – La capture d’information – La conservation des documents – Les différentes méthodes de destruction – La mise à disposition des archives |
6. Les outils à l’ère numérique
| – Système d’archivage et Système d’archivage électronique – Plate-forme de conservation – La sécurité lors du transit d’information – La traçabilité des documents – Les horodateurs – Le scellement et la signature électronique – La pérennisation des archives – Les tiers de confiance et l’impartition – L’utilisation du nuage (cloud) pour le transfert d’information |
7. Le défi des documents engageants – Qu’est-ce qu’un document engageant?
– L’original et la copie
– La copie de consultation
– La copie de remplacement
– Les supports
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