Durée : 3 jours
À distance
EN ENTREPRISE (Ce programme est offert en entreprise pour un groupe de 3 personnes et plus)
– Mettre en place des guides et des normes de gestion hybride de l’information.
– Établir une convention de nomenclature des documents électroniques.
– Procéder à l’analyse des besoins en numérisation dans l’entreprise.
– Créer une politique de gestion et d’archivage des courriels.
– Créer votre arborescence de classement de documents électroniques.
Directeurs de services administratifs, contrôleurs, propriétaire de petites ou moyennes entreprises, chefs de bureau, coordonateurs, adjointes administratives, responsables des ressources matérielles, avocats et toute personne responsable du classement physique et réseautique.
Formation disponible en entreprise
Introduction
– Êtes-vous en mesure de retrouver les fichiers électroniques recherchés en moins de trois clics ?
– Est-il possible pour mon entreprise de ne plus utiliser de papier?
– Quels sont les documents que vous devez absolument imprimer?
Votre entreprise produit une masse énorme d’information chaque jour. En plus de devoir mémoriser ces informations, vous devez vous souvenir sous quels formats le document a été produit. Le document peut se retrouver sur papier ou en fichier électronique et parfois même les deux. Il devient important d’établir des méthodes standard et des guides pour retrouver vos documents.
Cette formation vous permettra de mettre en place des méthodes et des outils pour retrouver votre information électronique en moins de 3 clics de souris : vous saurez faire une analyse des besoins d’archivage pour votre entreprise, créer votre arborescence de classement des fichiers électroniques. Il vous sera aussi possible d’établir une nomenclature logique et des normes claires pour faire une gestion documentaire (papier et électronique) efficace.
Plan de cours
1- La gestion des documents électroniques
– Les courriels : archivage, règles et utilisation.
– Nommer les documents électroniques.
– Classer et chercher »information créée électroniquement.
– Créer votre arborescence de classement de documents électroniques.
2- Entreprise papier zéro ou gestion papier et numérique
– Quels documents doivent absolument être imprimés ?
– Réduire les doublons en utilisant les métadonnées.
– Utiliser les hyperliens et références.
– Partager l’information à l’interne et à l’externe – sécuriser les documents à partager.
– Signer électroniquement les documents.
– Choisir le bon format de fichier numérique pour votre entreprise.
3- Premier pas vers une entreprise sans papier
– Analyse des besoins en numérisation au sein de votre entreprise.
– Procédure de dématérialisation des documents papiers.
– Définir les règles du partage de l’information.
– Utiliser la bonne nomenclature.
– Respecter les lois, les règles et les normes.
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