Politiques et procédures pour la gestion du courrier électronique

En tant que gestionnaire, vos communications sont vitales. Les courriels doivent contribuer à améliorer cette communication et non le contraire. L’abondance de courriels, leur manque de pertinence, manque de clarté et contenu improvisé peuvent contribuer à une perte de temps et d’argent pour votre entreprise. De plus, un trop fort volume de courriels est une source de coûts directs et indirects causée par :

• l’espace utilisé sur les serveurs
• l’utilisation accrue de la bande passante
• la multiplicité de versions de dossiers qui résultent en de nombreuses erreurs
• l’hébergement d’informations inutiles
• la recherche de fichiers égarés dans vos répertoires
• la multiplication d’interventions ou d’actions non efficientes gaspillant ainsi un temps précieux.

La gestion efficace des courriels vous libère et vous ramène à l’essentiel : le courriel redevient l’outil dynamique qu’il doit être !

En établissant de façon claire et précise les politiques et procédures d’entreprise quant à la gestion des courriels, vous améliorez systématiquement l’efficacité de chaque gestionnaire.

Cette formation de deux jours, incluant une 3e journée optionnelle, fait le point sur les meilleures pratiques de gestion de courriel d’aujourd’hui. Elle permet l’implantation de nouvelles politiques et procédures pour votre organisation : comment faire table rase des anciennes méthodes et apprendre à bâtir une bonne éthique et une mise en pratique de gestion des courriels.

• Introduction
• Différentes analogies pour introduire la gestion des courriels
• Qu’est-ce que l’éthique en regard de la gestion des courriels ?
• Auto-diagnostic : quel est mon taux d’efficacité ?
• Exercice
• Rédaction des politiques et procédures de gestions :
• Aligner responsabilités personnelles et organisationnelles
  • Classement vs suppression
  • Cultures d’entreprises et gestion de l’information : d’une culture de moyens à une culture de résultats
  • Vision personnelle et vision d’entreprise
  • Outils et politiques de gestion des courriels
  • Conduire un processus d’alignement
• L’éthique au quotidien
  • Bien rédiger un courriel
  • Savoir formuler le sujet et objectif du courriel
  • Choisir les destinataires
  • Gestion des fichiers attachés
  • Concevoir la signature
  • Confidentialité
  • Quand et comment répondre à un courriel
• S’organiser au quotidien
  • Chaînes pyramidales
  • Relever régulièrement les courriels ? Bon ou mauvais ?
  • Classement actif et suivi des courriels
  • Gestion  »lean » des courriels.
  • La véritable efficience personnelle et organisationnelle
• Les pièges à éviter
  • Une conspiration: Je me protège au cas.
  • La résistance au changement
  • Le stress de l’immédiat et de vouloir tout savoir
  • Confondre être informé et être imputable
• Révision et alignement des procédures et formations