Perfectionnement pour adjointe de direction

À la suite de cette formation vous saurez adopter l’attitude et les comportements suscitant la collaboration des pairs, de travailler mieux au lieu de travailler plus fort, d’apprendre comment appuyer efficacement la direction en tant qu’adjointe de direction et de formuler des messages convaincants.

Les principales qualités recherchées d’une bonne adjointe de direction sont l’autonomie et l’initiative; la discrétion et le sens des responsabilités; la diplomatie et la flexibilité; et le sens de l’organisation.

Ce programme de formation vous permettra de perfectionner vos qualités relationnelles, vos méthodes de travail, vos aptitudes organisationnelles et vos compétences en général pour assumer vos fonctions d’adjointe de direction avec plus de sérénité et d’efficacité.

1. Compétences et comportements
– Définir le rôle et les fonctions de l’adjointe de direction
– Identifier et s’auto-évaluer sur les compétences clés
– Déterminer les comportements de leadership de l’excellente        adjointe de direction
– Initier un plan personnel de développement des compétences

2. Appui à la direction
– Apprendre à établir les attentes de la direction et comment traduire ces attentes en objectifs de rendement clairs, réalistes et mesurables
– Apprendre comment gérer efficacement les agendas et calendriers de la direction (ex. : réunions, voyages, coordination des réservations, coordination d’événements)
– Planification et suivi du travail de direction
– Valider les communications du directeur et établir le dialogue

3. Communications et réunions
– S’approprier les techniques permettant une communication professionnelle efficace
– Apprendre la méthode de synthèse de l’information et de la transmission efficace d’informations orales et écrites
– Développer une bonne méthode de classement, d’accès et de diffusion de l’information
– Établir les moyens permettant de bien gérer un important volume de courriels
et d’appels téléphoniques
– Maîtriser les techniques de prise de notes et de rédaction et de diffusion d’un compte-rendu
– Apprendre comment planifier une réunion et ses détails logistiques
– Définir le rôle et la qualité de la participation de l’adjointe de direction à une réunion
– Comprendre comment présenter efficacement un dossier en réunion

4. Organisation personnelle : planifier sa journée
– Mettre en place des outils pour bien gérer son travail, à anticiper et à planifier
ses activités dans le temps
– Apprendre à définir ses priorités en lien avec un appui optimal à la direction
– Définir un aménagement de bureau ergonome et favorisant la productivité
– Établir et négocier les objectifs et les priorités avec vos patrons et autres partenaires

5. Collaboration des pairs et persuasion
– Comprendre la dimension relationnelle du poste d’adjointe de direction
– Identifier son style personnel de communication
– Savoir reconnaître et s’adapter au style de communication de son interlocuteur
– Clarifier votre rôle, éviter les conflits de rôle et entretien d’excellentes relations de travail avec vos pairs, vos patrons et les clients exigeants
– Apprendre à interagir avec impact et influence
– Maîtriser les techniques de négociation avec les fournisseurs et les partenaires internes et externes

6. Comment réduire votre charge de travail et travailler mieux et non pas plus fort.
– Outils à haut rendement pour patrons et adjoints
– L’administration LEAN (5S)
– Huit facteurs positifs pour réduire votre charge de travail et augmenter votre productivité quotidienne.
– À surveiller : quatre facteurs négatifs négligés

7. Compétences Techniques
– Initiation aux nouvelles technologies de l’information et communication
– L’utilisation adéquate des outils de réunion (PowerPoint, Prezi, Skype, etc.)
– La saine gestion des médias sociaux de votre entreprise et de l’image du directeur
– Outlook et autres outils de planification partagée.
– Courrier électronique : 26 conseils pratiques