Durée : 3 jours
À distance
EN ENTREPRISE (Ce programme est offert en entreprise pour un groupe de 3 personnes et plus)
– Mettre sur pied un événement répondant à des objectifs corporatifs spécifiques
– Connaître les aspects de première importance reliés à la gestion d’un événement
– Coordonner un exercice d’idéation et de planification événementielles
– Effectuer lui-même la gestion d’un événement ou en superviser la réalisation
– Réaliser un plan de commandite «vendeur»
– Élaborer une programmation attractive
– Définir les outils et les activités de promotion
– Monter et diriger des équipes de travail
– Coordonner les différents aspects reliés aux services de soutien
– Effectuer les opérations post événementielles
Les coordonnateurs administratifs et d’événements, les responsables et agents de communication, de marketing et des ressources humaines, les chefs de projet. Directeurs de levée de fonds et recherche de commanditaires, agents de liaison, animateurs aux loisirs et sports (villes, universités, clubs sportifs) ainsi que les adjointes et les adjoints administratifs responsables de l’organisation d’événements sociaux ou corporatifs.
Formation disponible en entreprise
Introduction
La clé du succès d’un événement réside dans sa planification et son plan de communication. Lorsqu’on a réalisé cet exercice avec diligence, on évite les surprises et les feux à éteindre. Les retombées d’un événement sont immenses, prenez les moyens pour en faire un succès.
Que l’on organise un colloque, un congrès, des déjeuners conférences, des soirées bénéfices pour levée de fonds, des inaugurations officielles, des galas, le tournoi de golf annuel, un salon commercial, le lancement d’un nouveau produit, un party de Noël ou tout événement corporatif, les principes de planification et d’organisation d’un événement demeurent les mêmes.
Vous pensez que cette formation ne s’adresse pas à vous parce que vous organisez peu d’événements ? Détrompez-vous!
Nous verrons, d’entrée de jeu, que la mise sur pied d’un événement devient un puissant levier pour atteindre des objectifs en termes de communication, de marketing, de ventes, de reconnaissance ou de lobby. Déjà, les idées foisonnent dans votre tête
Que vous organisiez vous-même un événement ou que vous déléguiez cette responsabilité à l’interne ou à l’externe, voici une formation qui vous permettra de développer vos compétences comme maître d’œuvre de la réalisation d’un événement.
Plan de cours
1. Les connaissances générales
– Définition d’un événement
– Pourquoi organiser un événement
– Les 4 types d’événements
– Les 3 principales ressources
– Les 5 phases de l’organisation
– À l’interne ou à l’externe
– Les qualités et les compétences d’un bon organisateur
– La composition du comité organisateur
– L’importance de la planification et les différents outils utilisés
– Les pièges à éviter
PLANIFICATION
2. L’idéation
– Différentes techniques pour concevoir un événement
3. La planification : le plan d’action en 12 Étapes
– Définir le contexte de l’organisation de l’événement dans son cadre corporatif
– Élaborer les objectifs et la mission
– Identifier les clientèles primaires et secondaires
– Analyser l’environnement
– Présenter les stratégies générales d’intervention
– Établir les grandes lignes de la programmation
– Définir les lignes directrices de communication
– Identifier les besoins en termes de services de soutien
– Définir la structure organisationnelle
– Élaborer un échéancier
– Élaborer le budget
– Définir les critères et les outils d’évaluation
ORGANISATION
4. La clé de la tenue d’un événement : le financement
– Définir la structure de commandite et élaborer un plan de commandite gagnant
– Préparer le dossier de commandite
– Identifier les commanditaires potentiels
5. Le cour de l’événement : la programmation
– Connaître les 4 grands principes d’une programmation attractive
– Savoir quels sont les 2 types d’activités que l’on retrouve dans la majorité des d’événements
– Élaborer un programme préliminaire et une programmation finale
– Concevoir le déroulement, le synopsis et la feuille de route technique
6. Le positionnement d’un événement : les communications
– Élaborer un plan de communication
– Identifier les outils et les activités faisant la promotion de l’événement
– Identifier les outils et les actions de communication sur le site
– Élaborer une stratégie de placements médias
– Effectuer la gestion des invitations et des inscriptions
– Connaître les notions de base du protocole
7. Le moteur de l’événement : les ressources humaines
– Gérer les ressources humaines comme en entreprise
– Identifier les ressources professionnelles externes
– Définir les responsabilités et les tâches des différents intervenants
– Comment superviser, soutenir et encourager les bénévoles
– Identifier et mettre sur pied des comités
– Élaborer les cahiers de charge
8. La base d’un événement : les services de soutien
– Effectuer la gestion du site
– Faire l’inventaire des ressources
– Élaborer le cahier de tâches
– Faire affaire avec les fournisseurs
– Planifier le montage et le démontage
– Retenir les services auxiliaires externes : transport, hébergement, etc.
– Identifier les services auxiliaires internes : hygiène, sécurité, etc.
9. Post événement
– Les remerciements
– La revue de presse
– Les relations post événementielles avec les commanditaires et les dignitaires
– Les suivis auprès de clients potentiels (salons)
– La finalisation du budget
– L’évaluation de l’événement
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