Maîtriser son rôle de répartiteur

Le répartiteur joue un rôle central dans la bonne marche des opérations quotidiennes d’une entreprise. Les décisions à prendre, les tâches variées à exécuter, et l’exercice continu d’une solide maîtrise de la communication représentent son quotidien.

Ainsi, la présence d’un répartiteur compétent au sein de l’entreprise peut grandement influencer l’opinion positive qu’ont d’elle la clientèle et les fournisseurs. Un répartiteur compétent peut aussi faire en sorte d’éviter des pertes coûteuses et, au contraire, assurer une haute rentabilité aux opérations de l’entreprise et assurer la fidélité de la clientèle.

Il est donc important que le répartiteur ait une bonne maîtrise des compétences lui permettant d’exceller dans trois grandes sphères d’activités, soit la coordination, la communication et l’administration.

Pour assumer correctement son rôle, le répartiteur doit, entre autres :

– Établir les itinéraires, les horaires et l’ordre de travail qui respecteront les priorités
– Organiser les ressources humaines et matérielles
– Recevoir et traiter rapidement et efficacement les demandes urgentes
– Toujours tout communiquer clairement et concisément, que ce soit les consignes, les messages, les procédures, ou les règlements.
– Interagir avec la clientèle avec courtoisie
– Réagir rapidement et efficacement aux imprévus et problèmes
– Bien connaître les procédures et règlements en vigueur
– Enregistrer et produire des rapports sur les données reliées à la répartition
– Bien maîtriser les outils et appareils mis à sa disposition

Jour 1 La coordination des opérations par le répartiteur

1. Définir les fonctions communes au rôle de répartiteur et les compétences qui y sont associées.

2. Apprendre comment produire un bilan quotidien des ressources humaines et matérielles disponibles, qu’elles soient en transit ou stationnaires.

3. Maîtriser le processus d’établissement des horaires et des itinéraires, et celui de la planification des cueillettes et des livraisons.

4. S’exercer sur la méthode de la répartition efficace des ressources humaines et matérielles en fonction des horaires et des délais.

5. Apprendre à trouver rapidement des solutions alternatives aux problèmes inattendus.

6. Adopter les bonnes méthodes de gestion de crise.

7. S’inculquer de bonnes habitudes de gestion de son temps et des priorités à respecter.

Jour 2 La communication au quotidien du répartiteur

1. Saisir l’importance pour le répartiteur du développement d’une solide compétence en communication orale.

2. Au moyen d’exercices, développer son aptitude à s’exprimer de façon claire et concise.

3. Apprendre comment efficacement verbaliser des directives et des consignes, et à informer le personnel des problèmes

4. Se familiariser avec les abréviations communes utilisées par les répartiteurs.

5. Définir l’importance des communications du répartiteur touchant les aspects de la santé et sécurité au travail, de même que les normes et règlements en vigueur.

6. Apprendre comment recevoir et traiter promptement les demandes urgentes ou non provenant du personnel ou de clients.

Jour 3 Les tâches administratives du répartiteur et sujets complémentaires

1. Maîtriser une méthode simple et efficace d’enregistrement et de mise-à -jour des données quotidiennes sur les opérations.

2. Développer le souci de la conformité aux lois, normes et règlements.

3. Apprendre comment gérer les documents administratifs dont le répartiteur a la charge.

4. Identifier les principaux matériels de communication et discuter de leur utilisation.

5. Faire un survol du matériel informatique et des logiciels pertinents aux fonctions variées du répartiteur.