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Exceller comme adjointe de direction NIVEAU 2 : réussir son rôle d’ambassadrice

Durée : 18 heures

À distance

Objectifs de la formation

Les objectifs : plus de latitude, meilleur contrôle
  • Comprendre et enrichir la fonction d’assistant(e), d’adjoint(e) de direction.
  • Comprendre la chaine de valeurs de l’entreprise et les fondements de la qualité totale.
  • Positionner le rôle de l’assistant(e) de direction dans ses relations professionnelles avec ses collègues de travail et sa hiérarchie.
  • Comprendre et faire valoir son positionnement hiérarchique.
  • Optimiser la collaboration avec le dirigeant, compétences et comportements.
  • Établir et gérer les priorités, gestion des imprévus, temps standards et contrôle de la qualité.
  • Planification et organisation du travail
  • raiter efficacement l’information écrite et orale.
  • Renforcer son excellence relationnelle (psychologie du travail et intelligence émotionnelle)
  • Organiser l’information en prenant en compte tous les flux et supports de communication.
  • Tirer parti des outils informatiques pour renforcer la collaboration.

À qui s’adresse le programme ?

Adjointe exécutive, assistant(e) de direction collaborant avec un dirigeant, un cadre dirigeant ou un directeur.

Autodiagnostic de vos habiletés

dates en salle

2024 - Québec - 11-12-13 juin -

Dates à distance

2024 - 27-28 mars - 3-4-10-11 avril

2024 - 11-12-18-19-25-26 juin

Programme de formation

LES GRANDES LIGNES

Le positionnement de l’adjoint(e) de direction dans son secteur est toujours tributaire par rapport au directeur (trice) qui lui délègue un certain nombre de tâches et dont il (elle) doit assurer l’ensemble des responsabilités. Cette situation génère souvent une ambiguïté dans les pôles de direction et parfois des difficultés à se situer dans une équipe. Le statut de responsable implique qu’il (elle) a un pouvoir décisionnel mais les limites restent floues et variables selon les entreprises, les circonstances et le directeur(trice) !

  • Comment faire équipe d’encadrement en distinguant les places de chacun, leur pouvoir et leur responsabilité ?
  • Comment être ferme sans se montrer insensible ?
  • Comment être ferme sans se montrer insensible ?
  • Comment développer un style managérial efficace dicté par la compétence bien plus que par les émotions.

PLAN DE COURS

DÉFINIR LE RÔLE DE L’ASSISTANT(E) DE DIRECTION –
ATTÉNUER LA RÉSISTANCE
  • Comprendre la chaine de valeurs de son entreprise et les fondements de la qualité totale.
  • Situer la mission de l’assistant(e) de direction dans les rapports valeurs, qualité totale et hiérarchie.
  • Distinguer et comprendre son rôle et ses fonctions et de ceux et celles qui font partie de son environnement.
  • Accompagner le dirigeant dans l’exercice de ses différents rôles.
  • Identifier et intégrer la plus-value de l’assistant(e) de direction sur chacun de ses fonctions.
  • Relevé des tâches, des outils et facilités pour accomplir le travail.
  • Responsabilités, défis, enjeux et contraintes.
  • Clarifier les besoins et attentes de son ou ses dirigeants.
  • S’adapter à son(ses) dirigeant(s) et renforcer la complémentarité.
  • Oser dire et oser demander.
  • Savoir dire non avec diplomatie.
  • L’adjointe de direction et l’intelligence émotionnelle.
GERER LES PRIORITÉS DE SA FONCTION
  • Savoir comment contribuer sans se faire rejeter «Les chapeaux de Bono».
  • Faire le point de sa gestion du temps et des priorités (ce qui est important et ce qui est urgent).
  • Repérer les obstacles personnels à une bonne gestion du temps.
  • Éliminer les gaspillages de temps et d’efforts, éliminer les activités inutiles.
  • Comprendre son environnement de travail (niveau humain) leurs responsabilités, leurs fonctions, leurs tâches.
  • Clarifier les priorités : les siennes et celles de son (ses) dirigeants.
  • Hiérarchiser les demandes en fonction de l’urgence et de l’importance.
  • Optimiser son organisation personnelle (méthode 5 S).
  • Anticiper pour faire face aux pics d’activités (temps standards et contrôle de la qualité).
  • Rester flexible et intégrer les imprévus.
  • Optimiser l’organisation collective
  • Mettre en place des processus communs pour suivre les projets : agendas, calendriers et horaires.
  • Repérer les dysfonctionnements et faire des propositions d’améliorations.
FACILITER LA TRANSMISSION DE L’INFORMATION
ÉCRITE ET ORALE ET HABILETÉS DE COMMUNICATION
  • Comprendre et interpréter un tableau de bord de gestion.
  • Relayer efficacement l’information par courriel.
  • Gérer une quantité importante de courriels.
  • Appliquer et diffuser les principes d’écriture d’un courriel efficace.
  • Comprendre et interpréter un tableau de bord de gestion.
  • Relayer efficacement l’information par courriel.
  • Gérer une quantité importante de courriels.
  • Appliquer et diffuser les principes d’écriture d’un courriel efficace.
  • Les communications standards (demandes, accusés de réception, rapports, avis).
  • Prendre des notes utiles en réunion ou en face à face.
  • Rester centré(e) sur l’essentiel.
  • Utiliser les supports de prise de notes adaptés.
  • Mettre à disposition et diffuser l’information (savoir se documenter).
  • Utiliser les outils de partage d’information pertinents.
  • Être efficace à l’oral : en réunion ou en face à face.
  • Donner son opinion et structurer son argumentation.
  • Communication écrite et protocole
RENFORCER SON AGILITÉ POUR VIVRE
ET ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT
  • Adopter une attitude agile.
  • Identifier, gérer et partager les risques.
  • Comprendre les enjeux du changement dans les entreprises.
  • Repérer les signaux de résistances au changement.
  • Contribuer à l’innovation dans l’entreprise
  • Analyser un problème et proposer des solutions (méthode Kaizen).
  • Être un appui efficace pour les équipes
  • Être un soutien pour l’équipe face au changement.
  • Trouver les mots justes et les attitudes adaptées pour faire respecter son cadre de travail
GERER ET PARTAGER L’INFORMATION
  • S’organiser de façon fiable, efficace et évolutive.
  • Inventorier des informations transmises et reçues : types : provenance, destinataire, degré d’importance ou valeur.
  • Prendre en compte chaque canal de diffusion : courriel, intranet, espaces collaboratifs, téléphone, réseaux sociaux.
  • Hiérarchiser l’information et décider de sa gestion.
  • Choisir et organiser les supports de communication : plan de classement, procédures, charte.
  • Tirer parti des outils technologiques pour faciliter la collaboration.
  • Planifier et organiser une réunion en ligne.
  • Partager des notes, des documents en temps réel.
  • Favoriser l’émergence d’idées à l’aide de cartes mentales ou de murs digitaux.
  • Créer un questionnaire en ligne pour recueillir des informations ciblées, effectuer un sondage, etc…
  • Exploiter des webapps pour organiser un évènement.
  • Se positionner comme personne « Ressource » pour l’équipe.
  • Être proactive et trouver des solutions innovantes.
  • Accompagner les changements de pratique avec pédagogie. ent en précisant le type de compétences à acquérir pour contrôler les changements.

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