Comment archiver et gérer des courriels et des fichiers électroniques

Ne laissez pas la gestion de vos documents vous donner mal à la tête!

Peu d’entreprises ont un système d’archivage, de classement, de gestion et d’identification des fichiers électroniques standardisé, organisé et structuré. Ainsi, les employés nomment et classent les documents papiers et électroniques du mieux qu’ils peuvent mais sans uniformité. Cette situation cause les problèmes suivants :

• Perte de temps à chercher des documents
• Perte de documents importants
• Dépendance envers certains employés pour avoir accès aux documents
• Perte d’argent
• Travail en double

Gestion documentaire : pourquoi faire ?

Élaborer les politiques et procédures

• L’importance d’avoir l’appui de la direction
• Accès et protection
• Procédures semi-actives
• Procédure de conservation/destruction

Faciliter l’accès à l’information pour tous

• Sécurité et respect des lois
  – Loi sur les archives (organismes publics)
  – Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
  – Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
  – Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
  – Contrôle des accès aux fichiers

Gestion des documents

• Catégorie et types de documents
  – Documents de gestion / Documents d’exploitation
  – Exemplaire principal / Exemplaires secondaires
• Élaboration d’un plan de classification
  – Faire coïncider avec le plan papier
  – Systèmes d’exploitation réguliers / papier
• Inventaire
• Plan de classification
• Types de classification
• Avantages et inconvénients
• Conventions de nommage
• Classement : l’environnement « sans papier »
  – Fichiers nés numériques
  – Types de documents
  – Numérisation
• Avantages et inconvénients
• Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
• Organisation et suivi des courriels
  – Classification
  – Règles de classement
  – Fichiers joints / Hyperliens
• L’information nuagique
  – Avantages et inconvénients
  – Sécurité des fichiers
• Systèmes de gestion intégrée
  – Pourquoi ? Pour qui ?
  – Avantages et inconvénients
  – Exemples de solutions disponibles

Conserver / Détruire

• Les âges du document
  – Actif
  – Semi-Actif
  – Inactif / Historique
• Durés de conservation des documents
• Le calendrier de conservation
  – Valeur des documents
  – Délais importants
  – Calendriers de conservation types

Information provenant d’Internet

• Volatilité de l’information : comment conserver
• Fils RSS

Outils