Devenir conseiller en pratiques de gestion au travail

JOUR 1 – CLARIFIER SON RÔLE ET LES RESPONSABILITÉS

 

• Comprendre les pratiques de gestion et ce qui aide le travail à bien se dérouler.
• Distinguer un manque de compétences d’un problème d’organisation.
• Préciser son mandat, ses limites, le temps prévu et les autorisations nécessaires.
• Utiliser le RACI pour préciser qui fait quoi.
• Respecter la confidentialité et savoir quand consulter le gestionnaire ou Éducaffaires.

 

Application

Préparer une fiche de mandat et un RACI pour un dossier aux responsabilités mal définies.

 

Résultats attendus

Réduire les malentendus, éviter les tâches oubliées et savoir ce qu’on veut améliorer.

 

 

JOUR 2 – COMPRENDRE LE FONCTIONNEMENT ET TROUVER LES CAUSES

 

• Recueillir des faits sur les habitudes, les priorités et les résultats attendus.
• Dessiner les étapes du travail pour repérer retards, informations manquantes et corrections.
• Utiliser le 5S pour mieux organiser les espaces et l’information.
• Distinguer les interruptions, les imprévus, les directives et les instructions.
• Chercher ce qui provoque le problème et le fait revenir.
• Choisir une mesure de départ.

 

Application

Suivre le cheminement d’un dossier et décrire une difficulté réelle.

 

Résultats attendus

Comprendre les causes du problème et choisir une amélioration qu’on pourra mesurer.

 

 

JOUR 3 – ORGANISER LE SUIVI ET CHOISIR UNE SOLUTION

 

• Utiliser Kanban pour voir les tâches et limiter le travail en cours.
• Repérer les surcharges, le temps disponible et les blocages.
• Adapter un tableau de bord simple au problème étudié.
• Comparer les résultats attendus avec ceux obtenus.
• Comparer les solutions selon les causes, les contraintes, les avantages et le travail nécessaire.
• Choisir une solution qu’on peut appliquer et vérifier.

 

Application

Préparer un tableau de suivi et choisir les mesures de progrès.

 

Résultats attendus

Mieux voir les priorités, les retards et les actions à réaliser pour faciliter les décisions.

 

 

JOUR 4 – CONSEILLER ET OBTENIR LA COLLABORATION

 

• Écouter, poser des questions, reformuler et vérifier le besoin.
• Présenter ce qu’on a observé avec des faits.
• Expliquer sa recommandation clairement et dans un ordre logique.
• Préciser la décision demandée et les moyens nécessaires pour réussir.
• Répondre aux réserves sans perdre de vue l’objectif.
• Adapter son aide aux personnes et à la situation.

 

Application

Présenter une recommandation d’une page à un collègue ou à un gestionnaire.

 

Résultats attendus

Donner des conseils solides, faciliter la décision et aider les personnes à accepter une solution réalisable.

 

 

JOUR 5 – ACCOMPAGNER UN ESSAI ET MONTRER LES PROGRÈS

 

• Utiliser le PDCA pour préparer un essai autorisé.
• Préciser le but, les étapes, les responsabilités et la date prévue.
• Expliquer la méthode aux personnes concernées.
• Vérifier leur compréhension et recueillir leurs commentaires.
• Comparer les résultats à la situation de départ.
• Ajuster la solution et préparer les prochaines étapes.

 

Application

Présenter votre projet, les résultats disponibles et un plan de suivi sur 60 jours.

 

Résultats attendus

Essayer la solution, noter les résultats et préparer son maintien ou son utilisation ailleurs.

 

 

Votre soutien pendant 60 jours en option

Pour utiliser vos apprentissages et faire avancer votre projet, vous pouvez bénéficier de :

• une rencontre de démarrage;
• quatre suivis de 30 minutes;
• un nombre de demandes écrites convenu au départ;
• un bilan final.

 

Ce soutien vous aide à :

• préparer vos conseils;
• vérifier vos choix;
• surmonter les difficultés;
• comprendre les résultats;
• ajuster votre projet;
• préparer les prochaines étapes avec votre gestionnaire.

 

Votre employeur suit les progrès et décide, selon les résultats, s’il faut conserver la méthode, la modifier ou l’appliquer ailleurs.

 

Ce que vous pourrez montrer

À la fin du programme, vous pourrez répondre aux questions suivantes :

• Quel problème avez-vous étudié?
• Comment les choses se passaient-elles au départ?
• Quelles causes avez-vous trouvées?
• Quelle solution avez-vous proposée?
• Quels outils avez-vous utilisés?
• Quels résultats avez-vous observés?
• Que faut-il garder, modifier ou appliquer ailleurs?
• Qu’est-ce que votre travail a apporté à l’équipe ou à l’entreprise?

 

Expliquer votre méthode et ses résultats aide à faire reconnaître votre contribution et à préparer la suite de votre carrière.

 

Poursuivre sa progression — Niveau 2

Ce niveau sera offert plus tard, après que vous aurez montré votre capacité à appliquer les méthodes du niveau 1. Il permettra d’aller plus loin dans :

• l’étude de problèmes qui touchent plusieurs services;
• l’utilisation de plusieurs méthodes ensemble;
• la création d’outils de suivi plus complets;
• l’accompagnement de plusieurs équipes;
• la conduite de projets d’amélioration confiés par la direction.

 

Vous serez mieux préparé à aider plusieurs équipes à travailler ensemble, à mieux utiliser les ressources et à mener des changements plus importants.

Les compétences développées

Vous apprendrez à :

• comprendre un problème dans la façon de travailler;
• reconnaître ce qui relève des compétences ou de l’organisation;
• préciser les rôles et les responsabilités;
• représenter les étapes du travail dans un schéma;
• trouver les causes d’un retard, d’une correction ou d’un blocage;
• organiser les priorités et les tâches en cours;
• choisir quelques mesures pour suivre les progrès;
• proposer une solution à partir de faits;
• obtenir la collaboration des personnes concernées;
• aider à essayer une nouvelle méthode;
• vérifier les résultats et proposer les prochaines étapes.

 

Méthodes et outils abordés

 

Méthode ou outil	Ce qu’il vous aide à faire
RACI	Préciser qui fait le travail, qui est responsable du résultat et qui doit être consulté ou informé.
Cartographie des processus	Dessiner les étapes du travail pour voir les attentes, le travail en double et les passages de dossiers difficiles.
5S	Ranger et organiser les espaces, documents et dossiers numériques pour retrouver l’information plus vite.
Kanban	Voir les priorités, les tâches en cours et les blocages dans un tableau.
Tableaux de bord	Suivre la charge, les délais, la qualité ou l’avancement avec quelques mesures simples.
PDCA	Préparer un changement, l’essayer, vérifier ses effets et l’ajuster.

 

Vous essayez les six outils sur des cas courts, puis en utilisez un ou deux dans votre projet.